Hagyományos PDF számla, kinyomtathatod, elküldheted e-mailben is a vásárlónak. Ha ezt használod jelezd felé, hogy nyomtassa ki és papír alapon tárolja. Te is papír alapon tárold.
A számlázáskor megadott adatokból PDF-et generálunk, hozzácsatoljuk a jogszabályban előírt xml-t, majd fokozott biztonságú elektronikus aláírással látjuk el. Korábban kötelező volt rá az időbélyegző is, már nem teszünk rá, mivel 2018 óta nem követelménye az elektronikus számlának, sem az elektronikus archiválásnak. Ha nagyon szeretnéd a programban beállíthatod azt, hogy ne csak minden jogszabálynak megfelelő e-számlát készítsünk neked, hanem időbélyeggel is lássuk el. Ennek külön ára lesz, 10 HUF/számla. De hidd el erre nincs szükség, ezt mi sem bizonyítja jobban mint, hogy a NAV a saját számlázójában generált számlákra sem tesz! Nem akarjuk, hogy a pénzedet időbélyegre költsd!
Ha nem egyedül számlázol a cégben fontos lehet, hogy tudd melyik kolléga mit csinált a programban. Sőt tapasztalatunk szerint az sem mindig szerencsés ha látják Te mit számlázol ki. Ha több boltot üzemeltetsz, a telephelyeket is megadhatod, korlátozhatod a dolgozót, hogy csak az adott üzlet vagy telephely bizonylattömbjét használhassa. Így elkerülheted üzleteid között a teljes káoszt ami abból adódhat ha rálátnak olyan számlákra amihez nincs közük. Ha több vállalkozásod van azt egy felhasználói hozzáféréssel kezelheted, könnyedén váltva cégeid között.
Igen, ezt minden számlázó tudja. Több üzletágban vagy érdekelt, ezért előfordul, hogy más logót használnál bizonyos ügyleteknél? Bizonylattömbönként eltérő céglogó? Ja, ez is van.
Deviza alapú számla kiállításánál, lekérdezzük az MNB aktuális középárfolyamot. De megadhatsz egyedi árfolyamot is, ha valamilyen megállapodás miatt a vevődet egy fix vagy korábbi árfolyamhoz kell kötni.
Ezeket a bizonylattípusokat csak bizonyos díjcsomagokban találod meg. Kinézetre mint egy számla, de a fejlécben az adott bizonylat típus nevét találod, tehát nem számla. Ha ezeket használod, nagyon könnyen fogsz tudni, díjbekérőből számlát generálni, esetleg árajánlatból szállítót, majd számlát. A lényeg, hogy csak egyszer kell megírnod a bizonylatot.
Hát, van ahol ezt kiemelik mint egyedi funkció. Erre most mit mondjak? Alap, hogy van!
Küldd el e-mailben! Igen, a papír számlát is. És ehhez adunk egyedi e-mail sablont, csatolhatod a PDF-et vagy küldj egy linket a távnyomtatáshoz, megadhatsz saját válasz e-mail címet, láthatod, hogy megnyitották-e a levelet és azt is ha nem csak megnézte de le is töltötte a számlát az ügyfél.
Bár megőrizzük a számláidat amíg ügyfelünk vagy, de ha szertnéd letölteni a számláid PDF képét, ezt semmiképpen ne tedd egyesével! A számlák tömeges letöltése funkcióval a kijelölt bizonylatokat egy ZIP állományba csomagoljuk, így egyetlen fájlt kell letöltened.
Tárold adathordozón a papírszámlát is! Bár az elektronikus archiválás funkció nem ingyenes, de ha sok papírszámlád van megéri használni. Egy teljes havi számlázásodat egy PDF fájlba mentünk, benne lesz minden papír és az e-számlák is, ezt az állományt aláírjuk és még egy időbélyeget is teszünk rá. Így ezt az egyetlen fájlt kell eltárolnod.
Ismételni szeretnél egy számlát, esetleg szállítólevélből számlát készítenél vagy árajánlatból díjbekérőt? Erre való a klónozás funkció. Másolat készítése közben a vevő adatait is módosíthatod vagy az átemelt termékek adatait is szerkesztheted.
Előfordult már, hogy több száz terméket kellett kiszámláznod egyszerre? Nem lenne jó, ha ezeket egyesével kellene begépelned a programba. Ezt a legkönnyebben úgy tudod rögzíteni, ha egyszerűen beemeled a számlára egy fájlból. Természetesen, szerencsés ha a termékek adatai megvannak valamilyen digitális formában.
Ezzel létrehozni, módosítani nem tud, lekérdezni viszont bármit. Valamint adatokat exportálni könyvelő programba, bár a NAV 2.0-val ez már lehet, hogy nem érdekli annyira.
Ez lehetővé teszi, hogy egy félig kész számlát elments a programban. A piszkozatok között bármikor megtalálod és folytathatod a szerkesztését ott ahol abbahagytad.
A forinttól eltérő pénznemet általában minden számlázó kezeli valahogy. Azonban nálunk számlaírás közben is módosíthatod a pénznemet, nem kell újra az összes tételen nettó árat módosítani.Ha a vevőd nem tudja még hogy milyen pénznemben akarja fizetni, nyugodtan írd meg az egészet forintban, majd módosítsd a pénznemet euróra, így a program az összes tételt euróban fogja mutatni, ezután akár dollárban is megnézheted vagy visszarakhatod forintra az egészet. A lényeg, hogy a devizák közötti váltást a progam elvégzi tételenként és összesen. Ez nem tűnik nagy dolognak, de a legtöbb számlázó, ha beírod a tételhez, hogy 5,5 eur ezután átváltod forintra 5,5 HUF-ot fog mutatni.
Ez ma már alapkövetelmény. Az SSL (Secure Sockets Layer) a program és a felhasználó között zajló kommunikációt titkosítja. A weblap hitelesítésével biztosítja az ügyfeleket arról, hogy az ott látott információk valóban az adott weboldalhoz tartoznak (azokat senki nem változtatta meg a kommunikáció folytán), és az ügyfél által megadott adatokat kizárólag a weboldal üzemeltetője ismerheti meg a kommunikáció során.
Többféle módon be lehet jelentkezni a számlázóba. Van olyan ügyfelünk akinek az e-mail cím + jelszó páros nem nyújt elég biztonságot, ezért számukra integráltuk a Google Authenticator-t a rendszerünkbe. Ez egy One Time Password típusú bejelentkezést tesz lehetővé a számlázóba. Használható önmagában is, de az email + jelszó párossal együtt még biztonságosabb.
Ha több felhasználód van aki számlát készit kézenfekvő, hogy csak ahhoz szeretnél nekik hozzáférést adni amihez közük van. Több színtű jogosultság-rendszerünkben minden dolgozód csak azt fogja látni amit engedsz neki. Egy felhasználó részére nem csak a program funkcióit tudod korlátozni, de akár telephelyhez (üzlethez) is rendelheted, így csak azokat a számlákat látja majd, amit az adott üzletben állítottak ki. A bizonylattömböket is lehet üzlethez kapcsolni, ezzel megakadályozhatod, hogy más telephely dolgozója számlát állítson ki egy olyan tömbben ami nem hozzá tartozik.
Dolgozóid és saját személyes adataidra is vigyázunk, csak a legszükségesebb adatokat tároljuk. Csak azokat, amelyek a számlák elkészítéséhez és visszakereséséhez elengedhetetlenül szükségesek. Minden személyes adatot a törvényi előírásoknak megfelelően kezelünk.
Nem gyűjtünk a felhasználókról olyan adatot, amely a számlázóprogram használatával nincs szoros összefüggésben. Nem helyezünk el közösségi-média követő és harmadik féltől származó sütiket amelyek alkalmasak lennének a felhasználók nyomonkövetésére.
Az első számlád elkészítése után legkésőbb 30 nappal, be kell jelenteni a program használatát a NAV felé! Ezt az ANYK programon keresztül tudod megtenni. Egy egyszerű XML fájl betöltésével, amit a számlázóprogramból tudsz letölteni. A Számlázó-Blogban leírjuk ezt lépésről-lépésre.
Szintén egy kötelező eleme a számlázónak, csak akkor találkozol vele amikor ellenőrzésed van. Sok ügyfelünknek volt már, a számlázással soha nem volt probléma.
Az a pénztárgép használatra kötelezett, aki bizonylat-kibocsátási kötelezettségét számlával teljesíti havi adatszolgáltatást köteles küldeni az ÁNYK programon keresztül. Ezt tételesen is be lehet gépelni az ÁNYK-ba, de inkább ne! Minden számlázó tatalmazza ezt a funkciót, amivel egy XML fájlt generálunk a havi adatszolgáltatáshoz.
Manapság a legtöbb változás az adatszolgáltatás körül van, erre folyamatosan odafigyelünk és nem az utolsó pillanatban fejlesztjük a programot. Ritkább de előfordulhat, hogy maga az ÁFA tv. változik, ezt is figyelemmel követjük. Te csak figyelj a vevődre, mi is ezt tesszük!
Ez kötelező! Minden számlázónak tudnia kell adatot szolgáltatni. Folyamatosan figyelemmel kísérjük a változásokat és a NAV specifikációnak megfelelően módosítjuk a működést. Sokan tartanak tőle. Mi úgy látjuk, hogy a NAV adatszolgáltatás, sok új funkciót hozott és még többet tartogat a jövőben! Mi fejlesztjük a szoftvert, Te csak használd az előnyeit.
NAV Online Adatszolgáltatás teszi lehetővé azt, hogy számlaírás közben mielőtt a számlát elmentenéd, a program lekérdezze a vásárlód név-cím adatait adószám alapján. Miért fontos ez? Mert a NAV 2.0-ban már nem szabad hibás adatokkal számlaadatot beküldeni, a helyes vevői adószám fontos eleme a számlának. Ha a számlázónkat használod nem fogsz hibázni!